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公共檔案館的功能定位及形象塑造发布时间:2017.12.22 作者:江潇 陈丽 来源:《四川档案》 访问人数:2557

根據《中華人民共和國檔案法實施辦法》規定,中央和地方各級國家檔案館,是集中保存、管理檔案的文化事業機構,收集和接收本館保存範圍內對國家和社會有保存價值的檔案,開發檔案資源,爲社會利用檔案資源提供服務。

檔案館功能定位的主要目的是爲明確其在公衆心中所扮演的角色,爲公共檔案館在公共服務體系中占據的認可度、職能地位及核心競爭力提供戰略導向。過去,檔案館扮演的角色大多數是“保管檔案的庫房”“政府的機要單位”等以藏爲主的機構。很顯然,這種功能與形象的定位並不適應當前開放、包容的信息社會,新時期公共檔案館應朝著社會化、服務化、多元化方向發展,以客戶需求爲導向,提供人性化、智慧化的個性化服務,突出其公共文化服務場所的功能定位。

一、公共檔案館功能的發展趨勢及背景分析

(一)社會環境的變遷——政策導向

随着檔案工作不断深化发展,公共档案馆的业务范围也在逐渐拓展,其服务对象已扩大到社区、农村、私营个体等领域。另外,随着社会保障体系的完善,各种新领域的档案,如社会保险、农村养老保险、新农合、工伤保险、就业指导培训等相关档案也随之产生。中办、国办《关于加强和改进新形势下檔案工作的意见》提出要“建立健全覆盖人民群众的档案资源体系”,并强调要重视民生檔案工作。随着“互联网+”时代的到来,社会随之进入了一个提倡融合、创新、人本、生态的新时代。因此,公共档案馆将自己丰富的档案资源优势有效融合到形象塑造的过程中,构建以人为本、创新驱动的核心价值观,提供优质服务以满足公民日益增长的信息需求,为广大人民群众服务势在必行。

(二)技術的變革——互聯網、通信技術的發展

大數據時代,數據資源豐富,互聯網、通信技術迅猛發展,我國網民數量劇增。根據中國互聯網絡信息中心發布的第39次《中國互聯網絡發展狀況統計報告》顯示,截至2016年12月,我國網民規模達7.31億,互聯網普及率達到53.2%,超過全球平均水平3.1個百分點,超過亞洲平均水平7.6個百分點。檔案利用網絡化逐步推廣,檔案服務對象也拓展到了網絡用戶。他們擺脫了線下時間和空間的局限,不再需要親身前往檔案館即可享受到檔案服務,他們通過線上平台進行求助和咨詢,這些行爲使其成爲了檔案用戶或潛在用戶,同時也表明公共檔案館的服務對象從線下延伸到了線上。

(三)用戶需求的變化——精神文化生活的豐富

在人們物質需求得到滿足後,就有更高級的精神文化方面的需求,這就要求公共檔案館在進行功能定位的過程中堅持以人爲本,著眼于如何發揮其文化休閑功能以滿足人們豐富多元的文化休閑需求。公共圖書館有傳播知識的功能,博物館有見證曆史的功能,紀念館有愛國主義教育的功能,而公共檔案館有著豐富的檔案資源,其權威性是其他文化機構所不能比擬的,因此公共檔案館具有提升人類文明的功能。爲了充分發揮檔案資源的價值,公共檔案館可以通過舉辦展覽、開設論壇、編研出版檔案産品、拍攝紀錄片等方式,在使人們學習科學文化知識的同時,提升人們的精神文化品位。

二、公共檔案館的形象塑造

公共檔案館作爲我國法定的公益性文化服務機構,應該作爲當前我國公共文化服務體系建設中的重要發展戰略,在實現面向公衆的文化關懷、記憶共享和知識挖掘中發揮自我效能。如何對公共檔案館進行正確定位,進而利用自身特色進行創新服務和管理,更好地融入公共文化服務體系建設中,這是目前公共檔案館建設中亟待解決的問題。

(一)提供親民、便民、利民的檔案服務內容

民生档案是与广大群众密切相关的档案类型,颇受广大群众关注。中办、国办《关于加强和改进新形势下檔案工作的意见》第十一条指出:“在服务内容上,既做好帮助有关单位建立和管理档案的服务,又做好为社会各方面提供档案利用及政府公开信息、其他信息的服务,特别要积极把涉及民生的各类档案、信息及时整理、鉴定出来,优先提供利用。”因此公共档案馆在设置档案服务内容时,应充分结合民生需求,做到亲民、便民、利民。例如,成都市温江区万春镇天乡路社区村史馆的展厅设计,主要分为“昔日天乡”“今日天乡”“明日天乡”三大部分,其中包含了农业、经济、生活、教育等模块,将征集来的照片、书面材料、实物等进行编研整理,通过照片墙、视频、实体模型等形式直观、生动地展现出来。值得一提的是,在该展厅还专门设有“笑脸墙”,用来展示在社区居民家征集来的笑脸照片,使得其服务内容更加亲民。再如,天津泰达集团图书馆档案馆门户网站首頁设计,包含了“新闻公告”“档案服务”“泰达生活”“文化共享”“数图推广”等板块,并依托音视频将相关农业技术、民俗文化等资源直观生动地展现出来,体现了以民生需求为导向的理念。

(二)建立健全更加快速、高效的檔案館利用方式

網絡檢索需依托計算機爲載體來進行信息資源的查詢利用,已不能滿足現代人便捷獲取服務的生活方式。隨著移動通信、無線網絡等移動網絡技術的迅猛發展,移動終端設備打破了傳統信息獲取的時空限制,使人們得以隨時隨地在網絡上獲取信息資源。如傳統環境下公衆要想獲取政府的公開信息,要麽通過政府網站或其他傳統媒體浏覽發布的信息,要麽前往實體檔案館、圖書館等場所查閱相關信息。而北京市海澱區檔案館推出的“政府信息公開發布平台”客戶端,使得公衆只需通過移動設備訪問“海澱區檔案館”主頁,就可以隨時隨地查閱政府公開信息。同時,手機查閱方式還配備有查找、發送、打印等便捷功能,極大地提高了使用效率。

(三)培養主動提供檔案服務的服務理念

一般來說,用戶獲取信息的模式有主動和被動兩種,主動就是自主選擇獲取咨詢的途徑,被動就是受制于時間空間和獲取能力。主動提供檔案服務,就要積極利用用戶獲取咨詢的方式,並分析用戶行爲與需求,變被動爲主動。檔案館可以利用博客、微博、微信等交互平台與用戶建立聯系,將其在虛擬環境與實體檔案館環境中的信息行爲進行綜合分析,設計出更人性化、個性化的服務方式,定期推送可能需要的信息資源,從而構建檔案館和用戶之間交互融合、互聯互通的關系。比如,微信公衆號“檔案那些事兒”,依托社交媒體平台進行檔案宣傳和利用,還會定期進行更新推送,另外用戶也可以通過投稿參與公衆號內容信息的建設,這使得在主動提供檔案信息服務的同時也實現了與檔案用戶的交互。

綜上所述,在公共文化服務體系建設過程中,公共檔案館應當從社會公衆的信息需求出發,堅持以人爲本,結合社會大環境以及公共檔案館自身情況,確定公共檔案館的功能定位及發展方向,大力發揮其獨特優勢塑造在公衆心目中的品牌形象,並有效地向社會表明自身在公共文化服務體系中的角色定位。這有利于發揮檔案信息資源的優勢,提升公共檔案館的社會地位,從而最大化實現檔案的價值。

責任編輯:王亞楠