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科研人员看檔案工作发布时间:2017.04.21 作者: 来源: 访问人数:3977

 

作者:袁增強

來源:中國檔案報

 

編者按

  6月8日,中国科学院檔案工作会议在北京举行。会上,来自中科院生物物理研究所的袁增强博士结合自身经历和所见所闻、针对檔案工作在科学研究领域的重要性作了生动阐释,并针对檔案工作提出建议。本期特刊登其发言内容,希望对大家有所帮助和启发。

  科技档案是机关、团体、单位或个人在科技活动中形成、积累并作为历史记录整理保存的科技信息载体。它产生于科学研究、生产技术、基本建设和资源利用等科研与生产活动之中。科技档案中储藏着科研成果、技术秘密、原始数据、工艺方法、经验教训,以及尖端技术、新兴学科、重大技术项目成果等,反映了科研工作的研究领域与研究方向,是科学储备的一种形式。科技档案凝结了科研人员在实践中创造的新成果、新经验、新思维。档案信息服务与科技档案管理对科学技术发展的重要性日益突出,檔案工作成为科研工作不可或缺的重要组成部分。科技档案在保存历史的同时,又为科研工作提供着支撑服务。下面我从作为一名科研人员的角度谈一下我对檔案工作的认识和建议。

  一、对檔案工作的认识

  科研檔案具有科研工作和科研人才接續功能

  科研工作的連續性,是科研工作的重要特點。科技檔案的科技人才接續功能十分明顯。在科研項目和課題研究中,科研人員以及學生的流動性很大,爲了保證實驗的連續性,實驗數據的留存就非常重要。實驗室要求每個工作人員都保存好每天的實驗記錄,在發生人員變動時,方便工作交接。有些課題的研究是一個長期連續的過程,有的甚至長達數十年,研究過程中形成的實驗數據轉化成檔案,爲後續的研究提供了方便。科研人員吸收科技檔案中的信息,一方面可以避免重複勞動,提高工作起點;另一方面在連續開展同類型的研究工作時,可以加快研究進程。另外,科研人員在實驗室的日常工作中留下大量的科研數據,有些結果並不能發表,但是作爲檔案被留存下來,可以爲相關實驗提供參考。查閱這些檔案可以讓後續的科學研究少走彎路。這是科研檔案在工作和人才接續功能方面最簡單、最實用的特點。

  我是在哈佛醫學院攻讀的博士後,哈佛醫學院及其所在的波士頓實際上被稱爲“鐵打的營盤,流水的兵”,因爲世界各地的博士都聚集在此獲得訓練,然後再去往世界各地工作。人員的流動性大,突顯出檔案管理對保持科研工作延續性的重要性。因此,每個研究生、博士後以及技術人員都被要求將每個實驗的過程全部記載下來,形成完整的實驗記錄,以我所在實驗室的博士後爲例,4—5年就會形成10—15本實驗記錄,不僅爲撰寫科研論文積累了堅實、經得起查考的素材,更重要的是爲後人的研究提供了參考和借鑒。

  科技檔案具有借鑒性,具有憑證功能

  科技檔案在科研管理工作中起著很重要的作用,例如,科研計劃的制訂,必須建立在原有的工作進度與基礎上;技術職務晉升和申報獎勵等,都必須以檔案爲依據。另外檔案還具有法律效力,可作爲法律憑證保護研究所的名譽及經濟利益。這樣的案例在現實工作中不勝枚舉,下面我列舉2個身邊發生的案例。

  在2011年7月20日《科學時報》的要聞上,馮麗妃等記者發表了文章《湖南農業大學教授李宗軍涉嫌抄襲事件調查》。報道中的李宗軍教授爲生物物理所博士後(導師爲徐建興研究員),其涉嫌抄襲的事件是否與生物物理所有關,這關系到研究所的學術聲譽。所領導立即要求查閱檔案來證明該事件是否爲李宗軍在生物物理所攻讀博士後期間所爲。爲了解決這一問題,生物物理所一共查閱了李宗軍的3份檔案,分別是《博士後申請表》《博士後研究人員工作期滿登記表》《博士後工作報告》。從《博士後申請表》看,李宗軍是內蒙古草原興發公司博士後流動站與生物物理所聯合培養的博士後;從《博士後研究人員工作期滿登記表》看,李宗軍攻讀博士後期間在《生物物理學報》《微生物學通報》《食品科學》上發表了4篇論文,均與被舉報涉嫌抄襲的論文《大腸杆菌生長溫度、膜脂肪酸組成和壓力抗性之間的關系》無關;從《博士後工作報告》看,涉嫌抄襲的論文《大腸杆菌生長溫度、膜脂肪酸組成和壓力抗性之間的關系》雖然列在出站工作報告的“待發表”論文之內,但是出站工作報告本身內容並未包括該論文所涉及的內容。這3份檔案對平息該事件、維護研究所榮譽起到了關鍵作用。

  2012年3月21日,生物物理所退休研究員侯某某起訴生物物理所,聲稱:由于研究所監管失誤,導致他本人的經濟利益受損,主張研究所賠償他的經濟損失。研究所查閱檔案後,向法院提交了可以采信的證據,其中包括2份檔案:《“心複”合作開發技術合同》和《生物物理所第四屆所辦公司董事會第9次會議紀要》。從《“心複”合作開發技術合同》看,合同明確了收益分配的原則及比例,其中第六條第一款規定:“研究開發階段,階段性成果由合作雙方共有,生物物理所占60%,合作方國廣實業發展公司占40%”;第七條“利益分配”中規定:“取得新藥證書後,試生産期間,合作雙方共建藥業公司,其中生物物理所占15%,合作方占85%”。從《生物物理所第四屆所辦公司董事會第9次會議紀要》看,該紀要的第二項專門記錄了“心複”項目,對合作風險、利益分配、違約賠償等問題作了深入討論並給出了具體辦法。由于有以上證據,北京市第二中級人民法院于2012年6月20日作出判決:駁回候某某的訴訟請求,案件受理費11000元由侯某某負擔。這2份檔案對維護研究所的經濟利益發揮了重要作用。

  另外,檔案在保護個人知識産權方面也起到了至關重要的作用。例如韓國黃禹錫、日本小保方晴子的造假事件引起了科學界的轟動,這一方面反映了現代科學研究領域存在的急功近利現象;另一方面也反映了科技檔案保管的不完整性。以上兩位科研人員盡管答應撤稿,但他們仍然堅持結論的正確性。如果,僅僅是如果,他們實驗室的檔案保存完整,完全有機會翻案。

  科技檔案具有保存曆史的功能

  哈佛大學是美國的第一所大學,成立于英殖民地時代的1636年,比美國建國要早140年。在哈佛大學成立的前300年中,它雄踞美國高校首席,培養了衆多社會政治活動家、學者和專家,它積累的重要檔案都保存在大學的圖書館手稿部。直到1938年,哈佛大學董事會才決定成立檔案館,並規定檔案館的任務是在校長領導下收集保管自學校成立以來的、與學校成長有關的全部檔案史料。哈佛大學檔案館館藏檔案非常豐富,包括大學自成立以來的全部行政、教學和學術檔案。不僅重視保存學校師生的各種學術成果,包括已出版論著的手稿和底稿,還積極征集已退休或去世教授的個人文稿。其中建校的立法文件——1650年英王最終承認哈佛大學的批准書,以及一直使用到1846年的學校大門巨鎖和配套的銅鑰匙(約重1kg),被視爲哈佛大學權力的象征。從1846年起,曆任校長卸任時都要轉交銅鑰匙以示權力交接,儀式完畢送回檔案館繼續保存。

  說實話,我去哈佛檔案館的次數非常少,一是因爲博士後的工作緊張,二是很多資料很容易在網上獲取。然而一樁小事讓我認識了哈佛大學檔案館的厲害。我有一個朋友,他的爺爺是李鴻章的文職官員,相當于現在的秘書長,在甲午海戰之前寫了一本關于如何進行海戰的著作,但是由于各種原因,在國內所有的檔案館都找不到這本著作。他寫了一封Email請求我的幫助,我抱著試試看的心態去了哈佛大學檔案館,工作人員花了一個上午,終于在檔案館的中國書籍館找到了這本書,由于時間已過去100多年,書的顔色已經變黃,工作人員建議使用縮微膠片的方法複制這本書,並幫我找到專業人員,做了整本書的縮微膠片,僅僅花費了121美元。我依然記得當我的朋友和他的家人收到郵寄的縮微膠片時,全家喜極而泣的感動。因此,我對哈佛大學檔案館館藏檔案的豐富度由衷佩服。

  二、对檔案工作的建议

  要重视檔案工作

  我國的科研事業正處在上升期,科研檔案的保管是不允許有半點馬虎的,假如我們國家任何一個領域出現如韓國的黃禹錫、日本的小保方晴子那樣的造假事件,對我們國家的科研事業將會是一個沈重的打擊。西方國家的科研隊伍一方面羨慕我們的進步,另一方面他們一直對我們的科研持有懷疑態度。例如對我們的投稿,第一直覺是不相信的。因此我們在科研檔案管理方面的任務非常艱巨,如何建立系統、規範、經得起考驗的檔案是我們國家、我們中科院要高度重視的工作。

  要研究檔案工作中的新问题

  面对当今科学研究的大数据时代,檔案工作也面临着新的考验。科学技术日益发展,科研仪器也迅速更新换代,相当一部分仪器测试出来的数据一开始就是数字化形式的,比如,数值、图片、录像、文档等。澳门永利送38的网站常见的B超、心电图、CT造影等,都是先有电子数据,然后才被打印、冲洗出来形成纸质的检查单、彩色胶片等。生命科学中使用的基因测序、荧光成像、电子显微镜、脑核磁共振仪等也是同样的道理。这些电子数据的产生过程中涉及很多问题,比如,要不要归档、如何标引、如何存储、如何检索、如何长期保存以及如何长期可读?若无法应对这些挑战,将是中科院档案事业非常大的损失,希望科研一线工作者与专业的檔案工作人员一起努力,把有价值的档案留存下来。

  要完善檔案工作制度、加强宣传

  建议研究所健全科研档案管理,并进行规范引导、系统监督,制定相应的奖惩制度。档案人员要深入基层,了解一线科研人员的实际需求,根据不同学科和领域制定不同的档案管理標准規範,不仅要重视科学规范地管理档案,更要重视档案宣传工作,让科研人员了解科技档案的重要性,增强对科研论文、专利等数据归档的主动性。

  原載于《中國檔案報》2014年6月16日 總第2622期 第二版