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《金融企業業務檔案管理規定》解讀发布时间:2017.12.27 作者:国家档案局 来源: 访问人数:2308

《金融企業業務檔案管理規定》(以下簡稱《規定》)已于2015年5月5日正式下发,这是我国颁布的第一个专门规范所有金融业务档案管理的规范性文件。为方便全国各级档案行政管理部门对辖区内金融企业檔案工作的业务指导和方便各金融企业实施,本文对《规定》进行制定的背景、有关条款含义、实施方法等进行阐述。

一、《規定》制定的背景

金融企業業務檔案是金融企業在貨幣金融、資本市場、保險、信托等金融業務辦理及服務活動中形成並具有保存價值的各種載體形式的記錄,它在保障國家經濟安全,促進經濟和社會發展,防控金融風險,打擊經濟犯罪,維護金融企業和客戶利益,保護消費者權益等方面發揮著其他檔案所不能發揮的作用。

隨著我國經濟的發展和改革開放的深入,金融企業的業務檔案數量急劇增長;由于金融業務檔案與全社會資本、財富等密集相關,金融業務檔案的利用需求也呈現出新的變化,利用更加頻繁,利用目的更加多樣化,在我國政治、經濟中發揮著更加重要的作用。

但是,一直以來,不少金融企業檔案部門只注重管理類檔案的管理,業務檔案由業務部門管理,致使業務檔案管理不規範,檔案丟失和利用檔案辦理假業務現象時有發生。尤其是金融業務電子化之後,業務檔案更多的以電子形式存在,金融企業往往不將它列入歸檔範圍。2007年,国家档案局与银监会联合下发了《关于加强银行檔案工作的意见》,提出“不断提高银行档案综合管理水平”的要求,但该文件只提出了宏观的原则要求,只针对银行档案管理提出了要求,而未涉及到其他金融企业。在保险公司、信托公司、金融资产管理公司、证券公司、投资公司金融企业中仍有一部分企业,业务档案没有实行集中统一管理;有些檔案工作人员对改变只管管理档案的习惯存在着畏难和抵触心理。因此,国家档案局认为有必要制定一个规范性文件,重点对金融企业的包括业务档案在内的各类档案实行集中统一管理提出要求,逐步加以规范。

2014年2月27日,中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下檔案工作的意见》要求,各级党政机关、企事业单位(包括境外派出机构)、社会组织,要根据工作实际需要,加强档案管理工作,做好本单位本系统的文件收集、整理、归档工作,集中收集保管本单位各类档案并提供利用,大力支持档案部门加强统筹协调和业务指导,确保归档文件材料符合要求。并同时要求,各有关单位要重视做好民生檔案工作,要研究制定民生档案归档范围、管理办法,监督指导民生档案的收集归档。各单位档案机构要把与人民群众切身利益密切相关的各类文件材料收集归档,并按有关规定管理、提供利用和移交。

正是在上述需求與背景的驅動,國家檔案局制定並下發了《規定》。

二、《規定》的主要內容

《规定》内容安排遵循企业檔案工作体系框架,按档案管理流程分章节布局,对金融企业业务档案管理的各个方面和全过程进行规范。《规定》共分5章,32條。

第一章是總則,闡明了《規定》制定的目的、依據,對金融企業業務檔案的定義進行了統一,明確了《規定》的適應範圍,提出了金融業務檔案管理的原則、金融業務檔案管理體制、機制和人員要求等。

第二章是業務文件材料的整理與歸檔,主要是對金融業務檔案歸檔範圍和保管期限表的制定,業務文件材料的形成、整理、歸檔時間、歸檔份數等進行規範。

第三章是業務檔案的管理,主要對檔案部門保管金融業務檔案進行規範,對檔案信息化和電子檔案管理提出要求。

第四章是業務檔案的利用、鑒定與處置,對業務檔案檢查工具、查閱利用過程、檔案鑒定處置等進行規範。

第五章是附則,規定了《規定》的解釋權和生效時間。

三、《規定》內容要點

《規定》與其他檔案管理規章和規範性文件相比,具有一些特點,主要體現在以下方面。

(一)《規定》貫徹集中統一管理的檔案管理原則,以管理規範、方便利用爲目標,並要求金融監管部門將業務檔案納入業務監督,納入制度、納入流程,與業務同監管。這主要體現在第四條和第五條。

(二)明確了業務檔案的歸口管理部門。《規定》第六條旗幟鮮明地提出“金融企业档案部门或檔案工作归口管理部门负责对本企业业务檔案工作进行统筹规划、监督、指导和检查,各相关业务部门配合档案部门组织实施”。这是为了扭转当前金融企业业务档案在业务部门管理的现状。业务档案长期存放在业务部门有许多弊端,主要有:一是业务部门人员不熟悉档案管理政策、法制和规章制度,业务档案管理不规范;二是业务档案长期存放在业务部门存在利用业务档案办理假业务的风险;三是业务档案存放业务部门,档案保管不集中,库房安全存在隐患;四是业务档案分散保管浪费库房空间和人力物力。因此,集中统一管理原则贯彻《规定》全文,也是最重要原则。

爲了貫徹集中統一管理原則,《規定》在第十三條又提出“金融企業業務部門應按照有關規定,將應歸檔文件材料按要求進行整理、立卷,定期移交本企業檔案部門集中管理,並辦理歸檔交接手續”。並規定業務檔案交檔案部門的時間,即“最遲不應超過次年12月31日”。也就是說,業務檔案交檔案部門的時間應在形成年度,如因特殊原因需推遲移交歸檔,最遲不得晚于下一年度的12月31日。

(三)提出了將金融業務檔案管理“四列入”的保障措施。《規定》第七條提出,金融企業應將業務文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作列入業務工作流程,列入業務工作或項目計劃,列入業務部門職責範圍和業務人員崗位責任制,列入企業考核體系和獎懲制度,確保業務文件材料的完整歸檔。這“四列入”是保障業務文件材料歸檔齊全、完整的有效措施。

(四)提出了金融企業要建立業務檔案管理責任追究制度的要求。《規定》第九條提出“金融企业应当建立檔案工作责任追究制度,对不按规定归档或造成档案损毁、丢失、泄密等行为,进行相应的惩处”。

(五)對業務檔案管理人員提出了明確的要求。這主要體現在第十條,即“金融企業業務檔案管理人員應具備相應的檔案專業知識和技能,並定期接受業務培訓”。這也是爲了改變當前業務檔案人員普遍缺乏檔案知識與技能的現狀。

(六)對電子檔案的管理提出了要求。這主要體現在第十七條,規定“紙質和電子文件同步歸檔的,在文件內容、相關說明及描述上應保持一致;僅爲電子載體形式的業務檔案,須遵照國家有關電子文件歸檔和電子檔案管理的規定和標准執行”。爲了在電子檔案管理中貫徹前端控制的原則,《規定》第十八條又規定“金融企業建設業務信息系統時,應有檔案部門參與,由檔案部門提出電子文件歸檔管理的相關需求,確保所形成電子文件能夠歸檔,歸檔後電子文件符合電子檔案管理要求”。因爲實踐證明,電子文件歸檔應在業務系統實施時予以考慮,等到業務信息系統實施完畢再研究電子文件歸檔,已失去最佳時機。同時,《規定》第二十二條也對電子檔案的存儲和安全提出要求,規定“金融企業應按有關要求做好電子業務檔案的存儲和安全管理,保證電子業務檔案的真實、完整、安全和可用,並對重要業務檔案進行異質、異地備份,確保業務檔案安全。金融企業對檔案信息安全負最終責任。”這些都是爲了應對當前金融業務電子檔案大量産生的趨勢。

(七)對海外機構檔案管理提出了要求。《規定》第二十條要求“国内依法投资设立的金融企业有海外机构的应建立海外机构业务档案管理制度”。随着我国改革开放的深入,企业“走出去”的步伐进一步加快,特别是商业银行,几乎每一家中央管理商业银行都有海外分支机构。海外分支机构业务档案除遵守所在地有关法律法規外,还应接受企业总部档案部门的业务指导、监督,总部应该制定相应的制度,加强这方面的管理。

(八)對業務檔案管理服務外包的提出了要求。由于金融業務檔案數量巨大,檔案管理服務外包是大多數金融企業的做法。但同于前期缺少這方面的規範要求,檔案管理服務外包工作極不規範,給檔案安全留下了隱患,對此進行規範迫在眉睫。爲此,《規定》第二十三條要求“金融企業將業務檔案管理外包的,應當嚴格審核承包方的信息安全保障能力和資質。在簽訂合同協議時,應明確有關檔案安全保管、信息保密和提供利用等方面的責任和約定條款,以保障業務檔案的安全與利用。嚴禁將涉及國家秘密的業務檔案外包或委托任何社會中介機構保管。”這樣的規定就非常具體且操作性強。第二十三條包含以下三層要求:一是檔案管理服務外包前,應選擇安全保障能力好,具有相應資質的承包商;二是在簽訂合同協議時,應明確有關檔案安全保管、信息保密和提供利用等方面的責任和約定條款;三是只能將不含有國家秘密的檔案進行服務外包,其中的含有國家秘密不僅僅是標定了密級的文件,還包括含有敏感信息的檔案,均不得外包。

(九)《規定》具有廣泛的適應性。第三條對《規定》的適應範圍作了詳細而具體的規定,包括各類銀行、資産管理公司、證券公司、保險公司、信托公司、財務公司、金融租賃公司、消費金融公司、汽車金融公司、貨幣經紀公司以及從事彙兌業務、支付清算業務和基金銷售業務的公司。這個適應範圍是除中國人民銀行外幾乎所有金融機構。因此,許多非金融企業集團公司投資設立的財務公司也都屬于《規定》的適應範圍企業。

四、《規定》的實施

《规定》的制定和下发对规范我国金融企业业务档案具有重要的作用,是金融行业檔案工作的一件大事,具有里程碑意义,各级档案行政管理部门和各金融企业要重视其学习贯彻工作,将我国金融企业档案管理工作提升到一个新的高度。

第一,各級檔案行政管理部門要盡快將《規定》予以轉發,不僅要將規定轉發至本轄區內的檔案行政管理部門,還要將文件轉發至轄區內所有金融企業和下屬單位有金融企業和企業,及時組織本地區金融企業學習《規定》,將《規定》貫徹到每個金融企業。

第二,各級檔案行政管理部門要加強對金融企業業務檔案的監督與檢查,將業務檔案管理列爲近期檔案執法檢查的重點。

第三,各金融企業要組織相關人員進行學習,吃透《規定》的精神實質;在學習的基礎上,對照規定的有關條款認真檢查本企業業務檔案管理情況,找出差距,制定詳細的改進方案和措施;與時同時,各金融企業還要利用檔案管理制度制(修)訂的機會,或將《規定》的內容納入本企業的有關制度,或是制定相應的業務檔案管理制度。

第四,各金融企業還要將《規定》貫徹的重點放在理順業務檔案管理體制和機制上來,及時將未集中管理的業務檔案盡快集中管理,對短時期內無法達到集中管理的,應制定集中管理的規劃和計劃,明確時間表,落實責任部門和責任人。

責任編輯:胡敏