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會計檔案管理辦法发布时间:2017.09.18 作者: 来源:国家档案局政府网站 访问人数:3255

《會計檔案管理辦法》已经財政部部务会议、国家档案局局务会议修订通过,现将修订后的《會計檔案管理辦法》公布,自2016年1月1日起施行。

   中華人民共和國財政部部長 樓繼偉

   國家檔案局局長 李明華

                      2015年12月11日

 

會計檔案管理辦法

  第一條 爲了加強會計檔案管理,有效保護和利用會計檔案,根據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等有關法律和行政法規,制定本辦法。

  第二條 國家機關、社會團體、企業、事業單位和其他組織(以下統稱單位)管理會計檔案適用本辦法。

  第三條 本辦法所稱會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經濟業務事項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

  第四条 財政部和国家档案局主管全国會計檔案工作,共同制定全国统一的會計檔案工作制度,对全国會計檔案工作实行监督和指导。

  县级以上地方人民政府財政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的會計檔案工作,并对本行政区域内會計檔案工作实行监督和指导。

  第五條 單位應當加強會計檔案管理工作,建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度,采取可靠的安全防護技術和措施,保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。

  单位的档案机构或者檔案工作人员所属机构(以下统称单位档案管理机构)负责管理本单位的會計档案。单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理會計档案。

  第六條 下列會計資料應當進行歸檔:

  (一)會計憑證,包括原始憑證、記賬憑證;

  (二)會計賬簿,包括總賬、明細賬、日記賬、固定資産卡片及其他輔助性賬簿;

  (三)財務會計報告,包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告;

  (四)其他會計資料,包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

  第七條 單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。

  第八條 同時滿足下列條件的,單位內部形成的屬于歸檔範圍的電子會計資料可僅以電子形式保存,形成電子會計檔案:                             

  (一)形成的電子會計資料來源真實有效,由計算機等電子設備形成和傳輸;

  (二)使用的會計核算系統能夠准確、完整、有效接收和讀取電子會計資料,能夠輸出符合國家標准歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料,設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序;

  (三)使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案,符合電子檔案的長期保管要求,並建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系;

  (四)采取有效措施,防止電子會計檔案被篡改;

  (五)建立電子會計檔案備份制度,能夠有效防範自然災害、意外事故和人爲破壞的影響;

  (六)形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。                                     

  第九條 滿足本辦法第八條規定條件,單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會計檔案。

  第十條 單位的會計機構或會計人員所屬機構(以下統稱單位會計管理機構)按照歸檔範圍和歸檔要求,負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷,編制會計檔案保管清冊。                       

  第十一條 當年形成的會計檔案,在會計年度終了後,可由單位會計管理機構臨時保管一年,再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的,應當經單位檔案管理機構同意。

  單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間,會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規定,且出納人員不得兼管會計檔案。

  第十二條 單位會計管理機構在辦理會計檔案移交時,應當編制會計檔案移交清冊,並按照國家檔案管理的有關規定辦理移交手續。

  紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一並移交,且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平台一並移交。

  單位檔案管理機構接收電子會計檔案時,應當對電子會計檔案的准確性、完整性、可用性、安全性進行檢測,符合要求的才能接收。

  第十三條 單位應當嚴格按照相關制度利用會計檔案,在進行會計檔案查閱、複制、借出時履行登記手續,嚴禁篡改和損壞。

  單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據國家有關規定必須借出的,應當嚴格按照規定辦理相關手續。

  會計檔案借用單位應當妥善保管和利用借入的會計檔案,確保借入會計檔案的安全完整,並在規定時間內歸還。

  第十四條 會計檔案的保管期限分爲永久、定期兩類。定期保管期限一般分爲10年和30年。

  會計檔案的保管期限,從會計年度終了後的第一天算起。

  第十五條 各類會計檔案的保管期限原則上應當按照本辦法附表執行,本辦法規定的會計檔案保管期限爲最低保管期限。

  單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,應當比照類似檔案的保管期限辦理。

  第十六條 單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定,並形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定,仍需繼續保存的會計檔案,應當重新劃定保管期限;對保管期滿,確無保存價值的會計檔案,可以銷毀。

  第十七條 會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭,組織單位會計、審計、紀檢監察等機構或人員共同進行。

  第十八條 經鑒定可以銷毀的會計檔案,應當按照以下程序銷毀:

  (一)單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。

  (二)單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

  (三)單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作,並與會計管理機構共同派員監銷。監銷人在會計檔案銷毀前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷毀後,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。

  電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規定,並由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。

  第十九條 保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀,紙質會計檔案應當單獨抽出立卷,電子會計檔案單獨轉存,保管到未了事項完結時爲止。

  單獨抽出立卷或轉存的會計檔案,應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

  第二十條 單位因撤銷、解散、破産或其他原因而終止的,在終止或辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案,按照國家檔案管理的有關規定處置。

  第二十一條 單位分立後原單位存續的,其會計檔案應當由分立後的存續方統一保管,其他方可以查閱、複制與其業務相關的會計檔案。

  單位分立後原單位解散的,其會計檔案應當經各方協商後由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關規定處置,各方可以查閱、複制與其業務相關的會計檔案。

  單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證,應當單獨抽出由業務相關方保存,並按照規定辦理交接手續。

  單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案,應當由原單位保管,承接業務單位可以查閱、複制與其業務相關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的會計憑證,應當單獨抽出由承接業務單位保存,並按照規定辦理交接手續。

  第二十二條 單位合並後原各單位解散或者一方存續其他方解散的,原各單位的會計檔案應當由合並後的單位統一保管。單位合並後原各單位仍存續的,其會計檔案仍應當由原各單位保管。

  第二十三條 建設單位在項目建設期間形成的會計檔案,需要移交給建設項目接受單位的,應當在辦理竣工財務決算後及時移交,並按照規定辦理交接手續。

  第二十四條 單位之間交接會計檔案時,交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。

  移交會計檔案的單位,應當編制會計檔案移交清冊,列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內容。

  交接會計檔案時,交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接,並由交接雙方的單位有關負責人負責監督。交接完畢後,交接雙方經辦人和監督人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

  電子會計檔案應當與其元數據一並移交,特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平台一並移交。檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗,確保所接收電子會計檔案的准確、完整、可用和安全。

  第二十五條 單位的會計檔案及其複制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的,應當按照國家有關規定執行。

  第二十六條 單位委托中介機構代理記賬的,應當在簽訂的書面委托合同中,明確會計檔案的管理要求及相應責任。

  第二十七条 违反本办法规定的单位和个人,由县级以上人民政府財政部门、档案行政管理部门依据《中华人民共和国會計法》《中华人民共和国档案法》等法律法規处理处罚。

  第二十八條 預算、計劃、制度等文件材料,應當執行文書檔案管理規定,不適用本辦法。

  第二十九条 不具备设立档案机构或配备檔案工作人员条件的单位和依法建账的个体工商户,其會計档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等参照本办法执行。

  第三十條 各省、自治區、直轄市、計劃單列市人民政府財政部門、檔案行政管理部門,新疆生産建設兵團財務局、檔案局,國務院各業務主管部門,中國人民解放軍總後勤部,可以根據本辦法制定具體實施辦法。

  第三十一条 本办法由財政部、国家档案局负责解释,自2016年1月1日起施行。1998年8月21日財政部、国家档案局发布的《會計檔案管理辦法》(财会字〔1998〕32号)同时废止。

    附表:

    1.企業和其他組織會計檔案保管期限表

序號

檔案名稱

保管期限

備注

會計憑證

 

 

1

原始憑證

30

 

2

記賬憑證

30

 

會計賬簿

 

 

3

總賬

30

 

4

明細賬

30

 

5

日記賬

30

 

6

固定資産卡片

 

固定資産報廢清理後保管5

7

其他輔助性賬簿

30

 

財務會計報告

 

 

8

月度、季度、半年度財務會計報告

10

 

9

年度財務會計報告

永久

 

其他會計資料

 

 

10

銀行存款余額調節表

10

 

11

銀行對賬單

10

 

12

納稅申報表

10

 

13

會計檔案移交清冊

30

 

14

會計檔案保管清冊

永久

 

15

會計檔案銷毀清冊

永久

 

16

會計檔案鑒定意見書

永久

 

 

    2.財政總預算、行政單位、事業單位和稅收會計檔案保管期限表

 

序號

 

檔案名稱

保管期限

 

備注

財政

總預算

行政單位

事業單位

稅收

會計

會計憑證

 

 

 

 

1

國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證

10

 

10

 

2

各收入機關編送的報表

10

 

 

 

3

行政單位和事業單位的各种會計憑證

 

30

 

包括:原始憑證、記賬憑證和传票汇总表

4

財政總預算拨款凭证和其他會計憑證

30

 

 

包括:拨款凭证和其他會計憑證

會計賬簿

 

 

 

 

5

日記賬

 

30

30

 

6

總賬

30

30

30

 

7

稅收日記賬(總賬)

 

 

30

 

8

明細分類、分戶賬或登記簿

30

30

30

 

9

行政單位和事業單位固定資産卡片

 

 

 

固定資産報廢清理後保管5年

財務會計報告

 

 

 

 

10

政府綜合財務報告

永久

 

 

下级財政、本级部门和单位报送的保管2年

11

部門財務報告

 

永久

 

所屬單位報送的保管2年

12

財政总决算

永久

 

 

下级財政、本级部门和单位报送的保管2年

13

部門決算

 

永久

 

所屬單位報送的保管2年

14

稅收年报(决算)

 

 

永久

 

15

國家金庫年報(決算)

10

 

 

 

16

基本建設撥、貸款年報(決算)

10

 

 

 

17

行政單位和事業單位會計月、季度报表

 

10

 

所屬單位報送的保管2年

18

稅收會計报表

 

 

10

所屬稅務機關報送的保管2年

其他會計資料

 

 

 

 

19

銀行存款余額調節表

10

10

 

 

20

銀行對賬單

10

10

10

 

21

會計檔案移交清冊

30

30

30

 

22

會計檔案保管清冊

永久

永久

永久

 

23

會計檔案銷毀清冊

永久

永久

永久

 

24

會計檔案鑒定意見書

永久

永久

永久

 

注:税务机关的税务经费會計档案保管期限,按行政單位會計档案保管期限规定办理。