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城市社區檔案管理辦法发布时间:2017.09.08 作者:国家档案局 民政部 来源: 访问人数:3340

城市社區檔案管理辦法

 

第 11 號

  《城市社區檔案管理辦法》已经2015年10月12日国家档案局局务会议、2015年9月29日民政部部务会议审议通过,现予公布,自2016年1月1日起施行。

                                              國家檔案局局長   李明華

                                              民 政 部 部 長  李立國

                                                   2015年11月23日

 

城市社區檔案管理辦法

   第一條 爲規範城市社區檔案(以下簡稱社區檔案)管理,根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國城市居民委員會組織法》和國家有關規定,制定本辦法。

   第二條 本辦法所稱社區檔案,是指城市社區黨組織、居民委員會、社區服務機構、社區社會組織(以下簡稱社區各類組織)和居民在社區建設中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子數據等不同形式和載體的曆史記錄。

   第三条 社区檔案工作在业务上接受街道办事处(乡镇人民政府)以及档案行政管理部门和民政部门的监督和指导。

   第四条 社区党组织和居民委员会应当重视檔案工作,加强组织领导,将檔案工作纳入社区建设内容,促进檔案工作与社区其他各项工作同步协调发展。

   第五条 社区檔案工作经费从社区的办公经费中列支,并应当满足实际工作的需要。

   第六條 社區黨組織或者居民委員會應當指定人員管理本社區各類檔案,有條件的地方可以設立綜合檔案室。

   檔案管理人員應當經過檔案專業知識培訓,調離工作崗位時應當在離職前辦理檔案交接手續。

第七条 社区综合档案室或者档案管理人员负责宣传、贯彻和执行党和国家有关檔案工作的法律法規和標准規範,指导、监督本社区文件材料的归档、整理和移交工作。

   第八條 社區檔案由社區綜合檔案室或者檔案管理人員集中統一管理,任何單位和個人不得據爲己有或者擅自銷毀。

   第九條 社區建設中形成的文件材料可以分爲文書類、科技類、會計類等三個大類,具體的歸檔範圍和保管期限參照本辦法附件。

   第十條 社區文件材料的歸檔,應當符合以下要求:

   (一)歸檔的文件材料應當齊全、完整、排列有序;裝訂結實、整齊;備考表填寫真實、清楚;歸檔文件目錄或者卷內文件目錄明晰、准確;

   (二)歸檔的文件材料中有照片或者複印件的,應當圖文清晰;

   (三)歸檔時間:

   文書材料于次年6月底前歸檔;

   科技文件材料在科技活動結束後1個月內歸檔;

   會計材料由會計部門在會計年度終了後保管1年,于次年3月底前歸檔;

   聲像材料在活動結束或者辦理完畢後隨時歸檔;

   實物材料及時歸檔;

   電子文件按照《電子文件歸檔與管理規範》(GB/T18894)和《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規範》(DA/T38)的要求整理。

第十一條 社區檔案按照下列規則進行分類編號:

   (一)文書檔案按照年度——問題(社區黨建、居民自治、社區管理、社區服務、社區治安等)進行分類,參照《歸檔文件整理規則》,以件爲單位,按年度——問題——保管期限排列編號;

   (二)科技檔案中的基建檔案按照工程項目分類整理,按照項目——時間排列編號;設備儀器檔案按照型號分類整理,按照型號——時間排列編號;

   (三)會計檔案按照年度——類別(報表、賬簿、憑證、其他)分類整理並排列編號。

   第十二條 社區綜合檔案室或者檔案管理人員應當設立專室或者專櫃保管檔案,采取有效的防火、防盜、防高溫、防潮、防光、防塵、防鼠、防蟲、防磁等措施,確保檔案的完整與安全。

   第十三條 檔案管理人員應當定期對檔案及其保管狀況進行全面檢查,並形成安全檢查記錄;如有破損、黴變、蟲蛀、褪色等現象時,應當及時修補、複制或者進行其他技術處理。

   對聲像檔案和電子檔案,要定期檢查信息記錄的安全性,確保檔案可讀可用;有條件的地方要及時對聲像檔案進行數字化轉化,以利于長期使用。

   第十四條 社區綜合檔案室或者檔案管理人員應當建立檔案統計制度,對檔案的收進和移出、保管數量、借閱和利用效果、銷毀等情況,進行及時、准確的統計。

   第十五條 社區綜合檔案室或者檔案管理人員應當建立健全檔案利用制度,爲檔案利用創造條件,簡化手續,提供方便。

   利用檔案時應當按照規定辦理手續,並及時做好利用效果登記。

   檔案管理人員應當認真檢查歸還檔案,如發現有短缺、塗改、汙損情況,要及時報告並追查。

   第十六條 社區應當組織成立檔案鑒定工作小組,對已到期檔案及時進行鑒定。

   鑒定工作小組由社區檔案管理人員和形成檔案的組織的人員(或者居民代表)組成,鑒定後應當形成檔案鑒定報告。對失去保存價值的檔案,應當清點核對並編制檔案銷毀清冊,經過必要的審批手續後按照規定銷毀。

   禁止擅自銷毀檔案。檔案銷毀清冊應當永久保存。

第十七條 社區檔案應當依法保持齊全完整,不得隨意將社區檔案拆散、重新組合。

   第十八條 社區綜合檔案室或者檔案管理人員應當圍繞社區中心工作和居民利用需求,加強檔案信息資源的開發利用,積極開展檔案編研工作。

   第十九條 社區檔案管理應當積極采用計算機等先進技術,逐步實現檔案管理的信息化、現代化。

   第二十条 涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私等内容的档案的保管、利用,应当按照国家有关法律法規规定办理。

   第二十一條 違反國家有關規定,對檔案有損毀、丟失以及出賣、塗改、僞造、泄密等情況的,應當依法追究相關人員責任。構成犯罪的,依法追究刑事責任。

   第二十二條 各省(自治區、直轄市)、新疆生産建設兵團檔案行政管理部門商同級民政部門,可以結合當地實際情況制定本辦法的實施細則。

   第二十三條 本辦法由國家檔案局和民政部負責解釋。

   第二十四條 本辦法自2016年1月1日起施行。