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江苏太仓:互联网+ 让檔案工作提质升级发布时间:2017.06.06 作者:郭 年 来源:中国档案报 访问人数:2960


江蘇省太倉市檔案館

太者大也,太倉即大的糧倉。據說春秋時期,因吳王在此地設立糧倉而得名。太倉市位于江蘇省東南部,南鄰上海,距蘇州市中心約50公裏,面積810平方公裏,其中水域面積173.9平方公裏。東瀕長江、地處長三角的太倉是名副其實的魚米之鄉,素有“錦繡江南金太倉”之美譽。太倉自古崇文重教,是一座曆史悠久、文化繁榮、教育發達的江南名城,是明代著名航海家鄭和七下西洋的起錨地、江南絲竹的發源地和婁東文化的發祥地。改革開放以來,太倉市經濟社會持續快速發展,多年名列全國百強縣(市)前10位,在2013年度全國中小城市綜合實力百強縣(市)中位居第四位。

2013年10月全国数字档案馆(室)建设推进会在太仓召开,2014年2月江苏省数字档案馆(室)建设推进会暨现场培训班在太仓举办,除了这些大型会议外,近年来,太仓市档案馆每年接待全国档案界同行参观来访、学习交流达到100多次。是什么原因能吸引八方檔案工作者不远千里、纷至沓来呢?

    表率與標杆

太倉市檔案館同時擁有“太倉市政府信息公開查閱服務中心”“太倉市機關文檔管理中心”“太倉市電子數據備份中心”3塊牌子。

2009年12月開放使用的檔案館新館爲單體5層結構,面積1.1萬平方米,館藏檔案219個全宗22萬余卷近30萬件,是一個集信息傳播、社會教育、文化交流、公衆服務多功能于一體的現代化檔案館,共有幹部職工28人。

2010年6月,太仓市档案馆通过国家一级档案馆测评。2012年5月,晋升为江苏省首家5A级数字档案馆。2011年底,太仓在全国率先实现馆藏档案和全市进馆单位档案两个100%全文数字化。预计到今年年底,全市村级档案也将全面完成档案全文数字化工作,从而实现馆藏档案、进馆单位档案及村级档案3个100%全文数字化,为争创首家县级市国家示范数字档案馆创造了条件。2014年,太仓成功创建为全国社会主义新农村建设檔案工作示范县。此外,市档案馆还先后荣获全国中小学档案教育社会实践基地、江苏省文明单位、江苏省青年文明号、江苏省檔案工作先进集体等荣誉,在江苏省成为了样板。

    便民與惠民

2012年開始,太倉市檔案館實行了一系列在全國也屬于創新的舉措,即在全市全部6個鎮設立了民生檔案基層查閱窗口,2013年延伸至部分村(社區)。2014年,在全市6個鎮74個村實現全覆蓋。市民只要持個人身份證,實現在自家門口免費查閱自己的民生檔案信息,實現就地查閱、就地出證。這種檔案館、鎮、村(社區)3級聯動機制,進一步拉近了檔案與百姓的距離,省去了個人查檔的來回奔波,方便了群衆的利用。

此外,市檔案局館還和市人社局合作開展“民生檔案查閱戶戶通”工程。只要百姓家中有電視機和聯網的機頂盒,就可以足不出戶,在線查閱自己的民生檔案信息。如今,這一工程已實現婚姻、獨生子女2個專題25萬條檔案自助查閱和遠程出證功能。太倉人率先享受到科技發展給檔案利用帶來的便捷,切身感覺到政府服務效能的提升。

    資源與開發

太倉市檔案局館以信息化建設爲引領,在檔案保管、利用、科研等方面取得重大進步。

在檔案保管方面,市檔案局館利用RFID(無線射頻技術)加強對館藏實體檔案和數字檔案的一體化安全管理,在館藏每卷檔案上粘貼RFID標簽,實現“物聯網”管理,對非正常出庫檔案可進行“五色五級”安全預警,確保檔案保管安全。依托RFID技術,與合作單位開發研制了全國首台多功能檔案盤庫車,並投入庫房應用。該盤庫車通過讀取RFID信號,可以自動清點檔案數量,大大提高了檔案盤庫效率,這項技術獲得國家知識産權局的專利認定。

在檔案利用方面,市檔案局館重新整合資源,2009年,通過建立機關文檔管理中心,實現全市機關檔案的集中統一管理。全市50多家機關每年移交的檔案,通過數字檔案館室系統實現檔案的在線歸檔、在線上傳、在線利用,極大地方便了各部門間文件查找使用。同時,建立婚姻、出生證明、獨生子女、二胎審批、學生學籍、拆遷、環保、殘疾、優撫、住房公積金、公證、二輪土地承包、退伍士兵等52個民生檔案專題數據庫,檔案館查閱窗口實現了身份證登記、智能檢索、全文打印、指紋確認等全程電子化查閱。

在檔案科研方面,市檔案局館先後承擔國家級課題6個,省級課題6個,獲各級各類獎項20多個。檔案科研工作基本上做到了年年有立項,年年出成果。其中,《基于OAIS模型的縣級數字檔案館的建設與核心技術的應用研究》《基于RFID的檔案實時安全管理體系適用性研究》《實體檔案館與數字檔案館安全立體防範一體化研究》分別獲得國家檔案局優秀科研成果和科技項目三等獎。這些課題均來自于實踐,依托于項目,既通過實際工作保障課題研究的現實價值,又通過科研成果促進整體工作穩步提升。太倉檔案信息化工作得到了國家檔案局領導的高度肯定。

    活力與平台

一走進太倉市檔案館,就能感受到心齊、氣順、風正、勁足的工作氛圍。這裏35周歲以下人員占總人數的45%,研究生學曆占18%,本科以上學曆占95%。對新走上工作崗位的人員,市檔案局館要求必須先在一線進行鍛煉。顧建新形象地稱之爲:“要先當服務員,再當指導員。”

在干部选拔中坚持公开、公平、公正的干部选拔机制,实行中层干部轮岗和竞争上岗制度,推行能者上、平者让、庸者下,创造了顺畅、和谐的干部交流环境,畅通了档案干部的交流和提升渠道,激发了檔案工作者的活力。

在年輕幹部培養中堅持以培訓教育、壓擔鍛煉、參與項目等形式搭建人才成長平台,創新開展了“今天我來當科長”“人人當保姆”“人人當教員”等活動,給全體人員提供鍛煉和展示的平台。同時,定期由科室輪流承辦各類業務比賽及文體活動,組織參與全市機關文體比賽,在活動中展現檔案人員風采,增強隊伍凝聚力。

(本文照片由太倉市檔案館提供)

原載于《中國檔案報》2015年6月1日 總第2767期 第一版

責任編輯:李任