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如何做好建設項目合同管理发布时间:2017.11.08 作者:中国核工业集团公司档案馆 刘忠秀 来源:四川档案 访问人数:3416

在項目檔案驗收中,對合同文件的審查是驗收時的重點審查內容。但是,一個值得注意的傾向是,有相當多的合同存在不同程度的瑕疵,這些瑕疵甚至可能會導致合同文件無效,進而導致項目檔案驗收活動難以順利進行。因此,對合同中存在的問題,應當引起建設項目主管單位的重視,以保證項目檔案驗收的順利完成。

一、 項目檔案驗收規範對建設項目合同管理的要求

在國家檔案局發布的《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規範》中,對建設項目的合同設置了專門條款,規定了不同情況下對編制竣工圖的合同要求,如“建設項目中各方應以合同形式約定竣工圖編制和提交的責任;可在施工合同或設計合同中明確。也可單獨簽訂竣工圖編制合同。”

但是在建設工程實際實施過程中,很少有建設單位在合同中對編制竣工圖提出明確要求,其不利結果是,當項目檔案驗收時發現了竣工圖的問題,由于沒有在合同中明確規定對編制竣工圖的質量要求及違約責任,導致竣工圖的整改難以到位。

再如,雖然《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規範》規定“監理合同中應明確監理單位對竣工文件審核和向建設單位提交監理檔案的責任”,但是,即使是在簽訂的比較完整的監理合同中,很少有明確其審核及提交監理檔案的條款。那麽很多情況下,監理工程師並不去關心監理合同的內容,對竣工圖的真實完整情況不做任何的跟蹤,就在竣工圖章中簽字。

 二、項目驗收中合同存在的常見問題及可能導致的後果

在項目檔案驗收中發現,合同常見的問題及可能導致的後果有:

(一)合同內容與建設項目的批複內容不一致

建設項目的批複,對建設內容做出了具體規定,包括對設備的産地、技術性能及指標、采購方式(是否招標)等都會做出具體規定。但是在項目檔案驗收審查合同內容時經常發現,建設單位往往會以各種理由在合同中對批複的建設內容進行變更,而更多情況下,對這種變更卻沒有及時向上級主管部門報備。如果在進行項目檔案驗收時,就可能導致難以得到驗收專家的認可的情況。

(二)合同內容與中標通知書的內容不一致

招投标是建设项目管理的主要内容,按照招投标的相关规定,在发出中标通知书后,招投标活动就告一段落,进入到设计、施工或设备采购阶段。按照相关招投标法律法規的规定,在发出中标通知书的规定时间(一般是在发出中标通知书的30天)内,应该与第一中标人完成合同的签订;但是,在项目档案验收中经常发现,签订合同的时间会超过法定时间,甚至是几个月,这在实际意义上已经导致合同无效。因此,按照招投标法律法規及时签署合同,是保证合同合法效力的首要条件。

(三)合同的簽約單位的資質不符合要求

按照規定,合同的簽約單位應當具有相關資質。如有關部門規定,在進行安全評估、職業衛生健康評估時,評估機構應當具備乙級或者甲級資質,或者具備承擔相關建設項目的招標資質。在項目檔案驗收中往往發現,簽約單位的資質與規定不符是經常出現的。比如規定應當與具有甲級資質的評估機構簽訂評價合同卻與只有乙級資質的評估機構簽約;招標機構只具備土木工程的招標資質卻與其簽訂了機電工程項目招標合同等等。

另外,按照規定,應當與中標通知書的中標單位簽訂合同,但是,有時候會發現簽約單位不是中標通知書中的單位,而是加個如“xxx公司xxx分公司”的後綴,嚴格說起來,等于是中標單位私自修改了合同簽約人,這是違反招標規定的行爲。

(四)合同的條款不符合《中華人民共和國合同法》的規定

在項目檔案驗收中發現,建設單位不按《中華人民共和國合同法》的規定簽署合同的現象也比較普遍,如合同中不填寫簽約時間,不蓋騎縫章,或者以商定合同內容的時間代替合同簽約時間等等,如果出現合同糾紛,按照我國的《中華人民共和國民法通則》的規定,依法提起訴訟的時間爲2年;如果合同中沒有簽署時間,意味著該合同未生效或永遠有效,可能會給建設單位依法維權帶來不良後果。

(五)合同的內容與實施內容不一致

按雙方約定産生的合同,合同雙方都應當予以全面履行,對于建設單位來說,主要是按時支付價款、監督合同履行,對于另一方來說,是要按合同約定全面執行合同內容。但是,有時候也會産生承制方或施工方不全面履行合同的情況。如某建設項目進行過程中,設備的承制方沒有提供按照合同約定具有高溫狀態的設備,其理由居然是甲方不需要使用這麽高的溫度段,其提供的設備溫度已經可以滿足甲方需求;這可能導致在項目檔案驗收或竣工驗收時,專家對合同的實施情況提出質疑,嚴重時可能會給出沒有按批複完成建設內容的意見。

當然,在項目檔案驗收中發現的合同所存在的問題不止這些,而這些問題可能導致的後果是比較嚴重的,或者是要求建設單位予以整改(造成延遲建設周期、增加費用支出的後果),嚴重時導致不能通過項目檔案驗收,直接影響項目竣工驗收。

三、 以《中華人民共和國合同法》爲依據做好建設項目合同管理

通過以上對目前建設項目存在的合同管理的問題的探討,可以看出合同在建設項目中的重要性,因此,做好合同管理就是建設單位的“必修課”而不是“選修課”,結合我們在項目檔案驗收的經驗,改進建設項目合同管理,可以從以下方面入手:

(一)掌握建設項目中相關規定對合同管理的要求

严格按照《中华人民共和国合同法》、招投标法律法規及建设项目竣工验收等方面对合同的要求,做好建设项目的合同管理,了解和掌握建设项目中的合同情况及对合同的相关规定,是实现建设项目规范化管理的前提。如《国防科技工业固定资产投资项目檔案工作管理办法》的第十条规定:“建设单位在制定招标文件、与参建单位签订合同(协议)时,应设立专门条款,明确相关单位的项目档案管理职责及项目文件的形成、归档职责、归档范围、质量要求、整理标准、归档套数、归档时间及违约责任。”其第十一条则规定:“建设单位在支付合同款前,应审查参建单位的项目文件归档情况,对于未按合同(协议)要求提供项目档案(文件材料)的,暂停或不予支付。”

在《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》的第十一條規定:“電子政務項目文件材料的收集、整理、歸檔應與項目建設進程同步實施。實施機構在項目建設初期通過制定歸檔制度、業務規範、合同條款、開展培訓、交底等方式,對文件的收集、整理、歸檔提出明確要求;在項目建設過程中,結合項目進程,對電子政務項目文件的收集、整理情況進行檢查;單項工程驗收、合同驗收時,應同步進行檔案驗收。”

(二)加强对《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国招投标法》等法律法規的学习

在进行项目档案验收过程中,经常会遇到建设单位负责项目的部门解释,是由于自己对关于合同的相关规定不了解造成的合同管理疏忽。因此,加强对与合同管理相关的法律法規的学习,是避免出现合同违规的主要方法。建设单位在加强项目管理的同时,应当组织相关部门人员学习相关的法律法規,如《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国招投标法》等,可以及时发现与纠正所签订的合同不符合法律法規及相关部门规定的内容,从源头把关。

(二) 建設單位應當根據自己的工作性質制定合同管理制度

建設單位應當按照自己的工作性質、建設項目特點等,制定本單位的合同管理制度。這些合同管理制度應當對相關細節做出規定,如在簽訂設計合同時,可以對設計院在編制報審圖、施工圖以及竣工圖提出要求,如提出設計院在進行設計變更時,應當對本單位的建設項目的設計變更單進行連續編號,以便跟蹤設計變更情況;或者規定在編制竣工圖時,是執行國家標准、行業標准還是地方標准,以保證竣工圖的編制工作符合要求。

按照《中華人民共和國合同法》第十二條的規定,合同一般包括以下條款:(一)當事人的名稱或者姓名和住所;(二)標的;(三)數量;(四)質量;(五)價款或者報酬;(六)履行期限、地點和方式;(七)違約責任;(八)解決爭議的方法。

建設單位在簽訂建設項目合同時,可以按照合同法的相關規定及建設項目主管部門的要求對合同內容進行審核,重點是簽約主體的資質、標的(技術性能指標等)、生效時間等方面,可以有效避免所簽訂的合同出現不符合要求的現象。

(三) 建設單位的檔案管理部門應當加強合同收集管理力度

作爲建設單位的檔案管理部門,應當加大合同歸檔時的審查力度,如發現歸檔的合同中存在瑕疵時,應當及時報告檔案管理部門主管領導,對合同中存在的問題及時進行糾正;如果等到項目檔案驗收時,可能很多的合同就難以糾正了。

  

責任編輯:王亞楠(實習)